Configuration d’un projet

Immédiatement après avoir créé un projet, l’application suggère de le configurer. La configuration du projet est une étape importante. Les données sont entrées une seule fois et elles seront ensuite réutilisées dans le reste de l’application, y compris lors de la génération de documents. Toute erreur dans la configuration du projet se propagera partout. Heureusement, il est possible de modifier la configuration du projet en tout temps durant son cycle de vie.

Lors de la configuration initiale du projet, la fenêtre suivante s’affiche :

Date d’archivage

La date d’archivage peut être définie de manière arbitraire. Un projet dont la date d’archivage est définie est considéré fermé.

Un projet archivé s’affichera dans la liste des projets archivés.

Une fois un projet archivé, il peut être difficile de travailler dans ce projet en ajoutant des documents, des messages, des entrées de temps, etc.

Parties impliquées

La section des parties impliquées permet d’associer des personnes à un projet et de définir des liens logiques entre elles.

Chaque pression du bouton Ajouter une partie impliquée fait apparaître une nouvelle rangée pour définir une partie impliquée :

Une partie impliquée doit définir au minimum une personne et son attitude.

La personne peut être une personne physique ou une personne morale. Il peut s’agir d’une personne qui existe déjà dans le carnet d’adresses de l’organisation ou il peut s’agir d’une nouvelle personne qui sera ensuite intégrée au carnet d’adresses.

Dans tous les cas, la définition de la personne se fait dans une fenêtre différente qui s’ouvre en appuyant sur le bouton avec une loupe . La fenêtre propose trois options différentes : récupérer une personne existante dans le carnet d’adresse, créer une nouvelle personne physique et créer une nouvelle personne morale.

Récupération d’une personne dans le carnet d’adresses

La fenêtre par défaut propose d’utiliser une personne dont les coordonnées sont déjà dans le carnet d’adresse de l’organisation.

1. Le champ Recherche permet de filtrer la liste des personnes (2) en fonction du nom de la personne.

2. La liste des personnes contient toutes celles qui font déjà partie du carnet d’adresses de l’organisation.

   Si une personne ne se retrouve pas cette liste et qu’aucun filtre de recherche n’est définit, cela veut dire qu’elle n’existe pas encore dans le carnet d’adresse.

3. En cliquant sur le nom d’une personne dans la liste, ses coordonnées s’affichent.

   Les coordonnées de la personne sélectionnée sont en lecture seule. Il n’est pas possible de modifier les détails de la personne à cette étape. il faudra utiliser le carnet d’adresses ultérieurement.

4. Une fois que la personne choisie est sélectionnée et que la vérification de ses coordonnées a permis de confirmer qu’il s’agissait de la bonne personne, il suffira de cliquer sur le bouton Ok pour créer le lien entre cette personne et la nouvelle partie impliquée dans le projet.

Création d’une nouvelle personne physique

L’onglet Nouvelle personne physique sert à créer une nouvelle personne physique afin de la sauvegarder dans le carnet d’adresses de l’organisation et de la définir comme partie impliquée dans le projet.

Les champs à compléter devraient s’expliquer d’eux-mêmes. Pour plus de détails, il sera pratique de se référer à la section pertinente de la documentation du carnet d’adresses.

Création d’une personne morale

L’onglet Nouvelle personne morale sert à créer une nouvelle personne morale afin de la sauvegarder dans le carnet d’adresses de l’organisation et de la définir comme partie impliquée dans le projet.

Les champs à compléter devraient s’expliquer d’eux-mêmes. Pour plus de détails, il sera pratique de se référer à la section pertinente de la documentation du carnet d’adresses.

Attitude d’une personne impliquée

L’attitude d’une partie impliquée se réfère à sa position par rapport à l’organisation. Une partie peut avoir trois attitudes différentes :

1. nous

   Une partie avec cette attitude est une cliente de l’organisation. Elle est habituellement représentée par un avocat membre de l’organisation, mais pas nécessairement.

2. partie adverse

   La partie adverse a généralement des intérêts opposés aux clients de l’organisation.

3. tiers neutre

   Un tiers neutre n’a pas d’intérêt particulier. Il peut s’agir d’un mis-en- cause, d’un expert ou autre.

À différents endroits dans l’interface de l’application, l’attitude d’une partie impliquée sera identifiée à l’aide d’une pastille de couleur :

Attitude	Couleur de la pastille
Nous	Vert
Partie adverse	Rouge
Tiers neutre	Gris

L’attitude d’une partie sert à regrouper différentes parties prenantes dans le projet. Ces trois groupes peuvent être utilisés lorsque le contexte s’y prête.

Par exemple, si une procédure doit être notifiée à la partie adverse, il devient alors utile d’avoir déjà organisé les parties en différents groupes. Il sera facile de préparer une procédure qui s’adresse uniquement aux parties adverses. Il serait inutile de transmettre cette procédure à toutes les parties impliquées. L’expert retenu par l’organisation ne serait pas intéressé à recevoir toutes les procédures en cours d’instance dans un dossier.

Un deuxième exemple concret serait une procédure pour aviser les parties à un litige qu’un avocat de l’organisation cesse d’agir dans le dossier. Ce type d’avis doit être transmis à la fois à la partie adverse et aux clients de l’organisation. Encore une fois, si l’attitude des parties impliquées ont été correctement définies, il sera d’automatiser la rédaction d’un tel avis.

Procureur

Le procureur d’une partie est son représentant, généralement un avocat.

L’ajout d’un procureur se fait de la même manière que pour définir la personne. Le bouton avec une loupe agit exactement comme pour définir la personne.

Si une partie cesse d’être représentée, le bouton x supprime la référence à un procureur.

Référence

La référence est optionnelle. Elle associe la référence de la personne ou de son procureur à ce dossier. Cette information est utile lors de la rédaction de correspondances transmises à ces personnes. Cela permettra au destinataire de cette correspondance d’identifier rapidement son dossier.

Lorsqu’une partie impliquée est représentée par un procureur membre de l’organisation (c’est-à-dire que son attitude est nous), il n’est pas nécessaire de spécifier la référence. En effet, dans ce cas particulier, la référence implicite sera le numéro de projet.

Suppression d’une partie impliquée

Le bouton représenté par une corbeille sert à supprimer une partie impliquée du projet. La personne et son procureur ainsi supprimée demeure dans le carnet d’adresses de l’organisation. En supprimant une partie impliquée, on supprime seulement le lien qui unit cette personne à ce projet.

Aspects

Les aspects d’un projet sont des modules à usage facultatif. Ils ajoutent des fonctionnalités utiles.

Pour ajouter ou supprimer un aspect, il faut utiliser l’onglet Aspects. Il suffit de cocher ou décocher l’aspect désiré.

Lorsqu’un aspect est activé en le cochant, un nouvel onglet s’affiche dans la barre de navigation de la configuration du projet :

Configuration de l’aspect Litige

Cet aspect ajoute plusieurs champs de données à un projet :

• Nom du tribunal
• Chambre du tribunal
• District
• Numéro de dossier du tribunal
• Organisation des parties en groupes

Cet aspect est facultatif. En dehors de son utilité évidente pour rédiger des procédures, il n’est pas toujours nécessaire de le configurer. Par exemple, l’envoi d’une mise en demeure ne fait pas intervenir un tribunal. Si des procédures pourront éventuellement être utiles, il sera toujours possible de revenir modifier la configuration du projet.

Informations sur le tribunal

La colonne de gauche contient les informations facultatives à propos du tribunal compétent pour entendre le litige. Les valeurs disponibles pour le tribunal, la chambre et le district sont extraites à partir des prototypes.

Organisation par groupes

La colonne sert à organiser les parties impliquées dans le projet en différents groupes. Ces groupes sont créés à partir des désignations définies dans les prototypes.

Il est possible d’ajouter un ou plusieurs groupes en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau groupe. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et propose plusieurs désignations définies dans des prototypes. Les désignations sont organisées par ordre alphabétique.

Une fois la désignation choisie, un nouveau groupe vide est créé :

Différents boutons permettent d’interagir avec ce groupe :

1. Modification de la désignation avec le bouton représenté par un crayon

   Le bouton ouvre une nouvelle fenêtre qui permet de modifier toutes les définitions de la désignation. Il n’est habituellement pas nécessaire de modifier ces données. La meilleure pratique est de créer un prototype. Dans certaines situations, il est toutefois avantageux de créer une modification sur mesure. Cette désignation sera disponible uniquement pour ce projet et uniquement pour ce groupe. Si le groupe est supprimé, la désignation sur mesure sera, elle aussi, supprimée.

2. Ré-organisation de l’ordre des groupes avec les flèches

   Lorsque l’aspect contient plusieurs groupes, il devient possible de les réorganiser en changeant l’ordre. Les boutons avec des flèches accomplissent cette tâche dont le résultat peut être apprécié visuellement immédiatement.

   

3. Suppression d’un groupe avec le bouton représenté par une corbeille

   Le bouton supprime le groupe et toutes les parties à ce groupe. La suppression d’un groupe n’a pas pour effet de supprimer une personne de la liste des parties impliquées, ni même de supprimer la personne du carnet d’adresse de l’organisation.

4. Ajout des parties dans un groupe

   Pour être utile, un groupe doit contenir des parties. Le bouton Ajouter sert précisément à ajouter des parties à un groupe. L’interface pour les parties est similaire à celui pour les groupes.

   Un menu déroulant suggère les parties impliquées dans le projet. Les procureurs des parties ne sont pas disponibles dans ce menu.

   Les flèches permettent de réorganiser les parties à l’intérieur du groupe. Il n’est pas possible de changer le groupe d’une partie à l’aide des flèches. Si une partie est dans le mauvais groupe, il faut supprimer la partie de ce groupe et ajouter une nouvelle partie dans le bon groupe.

   Le bouton représenté par la corbeille supprime une partie de son groupe. Tout comme lorsqu’un groupe est supprimé, la suppression d’une partie à l’intérieur d’un groupe n’a pas pour effet de supprimer une personne de la liste des parties impliquées, ni même de la supprimer du carnet d’adresse de l’organisation.

   

Permissions reliées au projet

La section Permissions de la fenêtre de configuration du projet permet d’attribuer des permissions à un utilisateur pour ce projet spécifique. Un utilisateur qui reçoit des permissions dans cette fenêtre recevra ces permissions seulement pour ce projet. Les permissions ne se propagent pas aux autres projets.

Un utilisateur qui possède déjà des permissions globales n’a pas besoin de se voir attribuer les mêmes permissions spécifiques pour chaque projet. Les permissions globales ont priorité, de sorte qu’il serait redondant d’attribuer à nouveau ces mêmes permissions.

Il n’est pas possible d’utiliser cette fenêtre pour retirer des permissions à un utilisateur.

La description des permissions sera étudiée dans une section spécifique.